مدیریت کترینگ چرخهای هماهنگ و دقیق از برنامهریزی مالی، سازماندهی نیروی انسانی در آشپزخانه، کنترل کیفیت در حجم بالا و غیره را در بر میگیرد که در نهایت هدف آن جلب رضایت مشتریان دائمی مانند شرکتها و ادارات است. این چرخه هماهنگ، خود شامل جزئیاتی مهم است که دانستن ریزهکاریهای آن به ما کمک میکند ضمن کاهش هزینههای اضافی، محصولی باکیفیتتر ارائه دهیم و جایگاه خود را در این بازار رقابتی محکم کنیم. در ادامه این نوشته از مجله روماک سافت راهنمایی مفصل در ارتباط با اصول مدیریت کترینگ ارائه خواهیم کرد.
برنامهریزی استراتژیک در مدیریت کترینگ
حرکت در مسیر مدیریت کترینگ بدون داشتن نقشه راهی شفاف، نتیجهای جز هدر دادن منابع و سردرگمی پرسنل را به دنبال نخواهد داشت. برنامهریزی استراتژیک به شما دیدی جامع میدهد تا بدانید در میان رقبا چه جایگاهی دارید که خود این برنامه ریزی دو اصل بسیار مهم دارد.
١. تعیین کانسپت و پرسونای مشتری در کترینگ
پیش از هر اقدامی باید مشخص کنید کانسپت یا همان ایده اصلی فعالیت شما چیست. آیا کترینگ شما در غذاهای سنتی ایرانی و خورشتی تخصص دارد یا تمرکز خود را بر منوهای رژیمی و کمکالری برای شرکتهای خاص گذاشتهاید؟
پس از تعیین کانسپت، نوبت به ترسیم پرسونای مشتری میرسد. در دنیای کترینگ، مشتریان شما عموما به سه دسته اصلی زیر تقسیم میشوند.
- کارمندان شرکتها و ادارات – این گروه به دنبال غذای باکیفیت، سالم و مهمتر از همه ارسال بهموقع در بازه زمانی محدود ناهار هستند.
- برگزارکنندگان رویدادها و همایشها – نیاز اصلی این مشتریان تنوع بالا، بستهبندی شکیل و امکان سرویسدهی در محل با حداقل امکانات است.
- خانوادهها – این دسته در روزهای شلوغ یا مهمانیها به سراغ شما میآیند و انتظار طعم غذای خانگی و حجم مناسب را دارند.
آگاهی از نیاز هر دسته، طراحی منو و برنامه بازاریابی را هدفمندتر میکند.
٢. تحلیل رقبا و جایگاه بازار
نمیتوان در مدیریت کترینگ موفق بود و چشم خود را بر فعالیت سایر رقبا بست. تحلیل بازار به شما نشان میدهد در چه محدوده قیمتی و با چه کیفیتی میتوانید رقابت کنید. این تحلیل نیازمند صرف زمان زیادی نیست فقط کافی است موارد زیر را به دقت بررسی کنید.
الف_ بررسی منو و قیمتگذاری
منوی چند رقیب اصلی در آن محدوده جغرافیایی را تهیه کنید. ببینید قیمت یک پرس چلو کباب یا خورشت قیمه در بازار چند تومان است. این بررسی به شما میگوید قیمتهای پیشنهادی شما باید در چه بازهای باشد تا مشتری احساس ضرر نکند.
ب_ شناسایی نقاط ضعف رقبا
شاید رقیب شما غذای خوبی دارد اما بستهبندی نامرتبی ارائه میدهد یا ارسال سفارشاتش با تأخیر همراه است. این نقاط ضعف، همان فرصتهای طلایی برای درخشش شما هستند.
ج_ بررسی بازخوردهای آنلاین
نظرات مردم در شبکههای اجتماعی درباره رقبا گنجینه ارزشمندی از اطلاعات است. به این ترتیب متوجه میشوید مردم از چه چیزی شاکی هستند و از چه چیزی لذت میبرند.
مدیریت نیروی انسانی در کترینگ
فضای کترینگ با رستوران سنتی تفاوت زیادی دارد. مدیریت نیروی انسانی در چنین محیطی یعنی ساختن تیمی منسجم که زیر فشار سفارشات زیاد عملکردی بینقص از خود نشان دهد.
١_ شیوههای استخدام و حفظ کارکنان ماهر
پیدا کردن آشپزی که بتواند هر روز دهها پرس غذا با کیفیت یکسان آماده کند یا نیروی بستهبندی که سرعت و دقت را همزمان داشته باشد، همیشه ساده نیست. از طرفی دیگر جابهجایی مداوم کارکنان ضربه سنگینی به ریتم کار کترینگ وارد میکند.
برای کاهش این چالش، توجه به چند اصل در فرآیند جذب و نگهداشت نیرو ضروری است:
- تعریف شفاف شرح وظایف از روز نخست
- برگزاری جلسات کوتاه پیش از شروع شیفت
- ایجاد انگیزه با برنامههای ساده تشویقی
٢_ زمانبندی شیفتها و تقسیم وظایف در ساعات اوج سفارش
ساعات حوالی ظهر پرتنشترین زمان برای هر کترینگ فعال است. در این بازه زمانی کوتاه، حجم زیادی از سفارشات باید آماده، بستهبندی و ارسال شود.
بهترین روش برای مدیریت این شلوغی، استفاده از شیفتبندی چرخشی و تقسیم کار تخصصی است. لازم است افراد تیم شما بدانند در ساعت اوج کار، هرکس دقیقا در کدام ایستگاه قرار میگیرد.
کنترل کیفیت و بهداشت در مدیریت کترینگ
مهمترین چالش در مدیریت کترینگ حفظ کیفیت ثابت در تعداد بالای پرس غذا است. مشتری انتظار دارد غذایی که امروز سفارش میدهد دقیقا همان طعم و کیفیت هفته قبل را داشته باشد. کوچکترین تفاوت در مزه یا ظاهر غذا میتواند اعتماد ساختهشده را از بین ببرد. دو عامل اصلی در حفظ این کیفیت نقش دارند:
- استانداردسازی پخت
- رعایت نکات بهداشتی
الف_ استانداردسازی دستور پخت برای ثبات طعم
در آشپزخانه کترینگ باید همه مواد اولیه با پیمانه و ترازوی دقیق اندازهگیری شوند و نمیتوان به سلیقه لحظهای آشپز اعتماد کرد. هر قاشق رب، هر گرم نمک و هر پیمانه برنج باید به طور دقیق اندازهگیری شود. این کار شاید در ابتدا سخت به نظر برسد اما تنها راه تضمین ثبات طعم غذا برای صدها پرس در روز است.
بهترین کار تهیه یک دفترچه راهنمای آشپزخانه است. در این دفترچه برای هر غذای موجود در منو، مقادیر دقیق مواد اولیه برای حجم مشخصی از پرس غذا ثبت میشود. با این روش حتی اگر آشپز شما تغییر کند، طعم غذای کترینگ برای مشتریان وفادارتان تغییری نخواهد کرد.
ب_ رعایت نکات ایمنی و بهداشتی در تهیه و بستهبندی
بهداشت در کترینگ شامل فرآیند کامل از دریافت مواد اولیه تا لحظه تحویل بسته به پیک میشود. بیتوجهی به این اصول اعتبار شما را در مدت کوتاهی نابود میکند. توجه به این موارد الزامی است:
- تفکیک کامل مواد خام و پخته
- ضدعفونی مستمر سطوح کار
- توجه کاامل به بهداشت فردی پرسنل
- توجه به بستهبندی ایمن و بهداشتی
مدیریت مالی و کنترل هزینه در آموزش مدیریت کترینگ
راز اصلی سودآوری در صنعت کترینگ کنترل ریالی دقیق مواد اولیه و جلوگیری از هدررفت منابع در طول فرآیند پخت و بستهبندی است. اگر ندانید قیمت تمام شده واقعی یک پرس غذا چقدر است، حتی با فروش بالا هم ممکن است در پایان ماه با ضرر مواجه شوید.
١_ آشنایی با شاخصهای حیاتی مالی
برای داشتن دید شفاف نسبت به سلامت مالی کترینگ، نیاز به محاسبه چند شاخص ساده اما بسیار مهم دارید. این شاخصها به زبان اعداد به شما میگویند در کجای مسیر سوددهی قرار دارید. در ادامه دو شاخص اصلی را بررسی میکنیم.
الف_ فودکاست یا نسبت هزینه مواد اولیه به فروش
این شاخص مشخص میکند از هر صد تومان فروش، چند تومان صرف خرید مواد اولیه شده است. برای مثال اگر فروش ماهانه شما شصت میلیون تومان و هزینه خرید مواد اولیه بیست میلیون تومان باشد، فودکاست شما حدود سیوسه درصد است.
در صنعت کترینگ ایران، این عدد معمولاً بین سی تا چهل درصد منطقی به نظر میرسد. بالاتر رفتن از این محدوده نشانه خطر و نیاز به بازنگری در قیمتگذاری یا نحوه خرید است.
ب_ پرایم کاست یا مجموع هزینه مواد اولیه و حقوق پرسنل
این شاخص مهمتر از فودکاست است زیرا بزرگترین هزینههای کترینگ یعنی مواد غذایی و نیروی انسانی را یکجا میسنجد. برای محاسبه آن، هزینه مواد اولیه را با حقوق کل پرسنل جمع کرده و بر فروش کل تقسیم کنید. اگر این عدد از شصت درصد فراتر رود، حاشیه سود شما بسیار باریک شده و باید برای کاهش یکی از این دو هزینه چارهای بیندیشید.
٢_ روشهای کاهش ضایعات و مدیریت هوشمند انبار
بخش قابل توجهی از سرمایه در کترینگها به شکل مواد اولیه خراب شده یا اضافه مانده از پخت از بین میرود که چاره آن مدیریت دقیق انبار است. برای رسیدن به این هدف، چند اقدام ساده اما مؤثر زیر وجود دارد:
- ثبت ورود و خروج تمام اقلام – هر کالایی که وارد انبار میشود باید در سیستم یا دفتر ثبت شود.
- تعیین حداقل و حداکثر موجودی – برای کالاهای پرمصرف مانند برنج، روغن و گوشت یک کف و سقف موجودی تعیین کنید تا بدانید دقیقا چه زمانی باید سفارش خرید جدید ثبت کنید.
- اولویت مصرف بر اساس تاریخ انقضا – چیدمان انبار باید به گونهای باشد که مواد غذایی با تاریخ انقضای نزدیکتر زودتر مصرف شوند.
- طراحی منو بر اساس کاهش ضایعات – اگر متوجه شدید بخشی از مواد اولیه در پایان روز مرتبا اضافه میآید، منو را باز طراحی کنید.
روشهای جذب و حفظ مشتری در کسبوکار کترینگ
همانطور که گفتیم مشتریان کترینگ با مشتریان رستورانهای معمولی تفاوت زیادی دارند. بخش عمده درآمد شما از قراردادهای ثابت با شرکتها، ادارات، مدارس یا تالارهای پذیرایی تأمین میشود. جذب و حفظ این مشتریان خود شامل جزئیاتی حائز اهمیت است که در ادامه این بخش از آموزش مدیریت کترینگ به آن خواهیم پرداخت.
١_ بستهبندی حرفهای و برندینگ در ارسال غذا
در کترینگ، بسته غذا تنها نماینده فیزیکی شما نزد مشتری است و کیفیت ظاهری آن نقش تعیینکنندهای در قضاوت نهایی دارد. برای رسیدن به یک بستهبندی حرفهای و مؤثر، توجه به این چند اقدام ساده ضروری است:
- انتخاب ظرف مستحکم و دربدار مخصوص غذاهای آبکی برای جلوگیری از نشتی در مسیر
- استفاده از ظروف بهداشتی و متناسب با دمای غذای ارسالی
- درج لوگو، نام کترینگ و شماره تماس روی لیبل یا برچسب بسته
- حفظ تمیزی و آراستگی ظاهری بسته در لحظه تحویل به مشتری
٢_ استراتژیهای بازاریابی برای قرارداد با سازمانها و ادارات
تبلیغات محیطی و بنرهای شهری شاید برای یک فستفود کارساز باشد اما برای جذب مشتریان سازمانی راهکار چندان مؤثری نیست.
برای عقد قرارداد با شرکتها باید سراغ راههای مستقیمتر و هدفمندتری بروید. چند روش عملی برای این کار وجود دارد که شامل موارد زیر هستند:
- حضور فعال در شبکههای اجتماعی با محتوای هدفمند
- ارسال نمونه غذای رایگان به مدیران شرکتهای اطراف
- طراحی برنامه وفاداری برای مشتریان دائمی
- دریافت و نمایش نظرات مثبت مشتریان
مقایسه مدیریت کترینگ با مدیریت رستوران سنتی
بسیاری از افراد وقتی صحبت از مدیریت کترینگ میشود، آن را با مدیریت یک رستوران معمولی اشتباه میگیرند. با اینکگ هر دو کسبوکار در زمینه خدمات رستورانی و تهیه غذا تهیه فعالیت میکنند اما فرآیندها، دغدغهها و مهارتهای مورد نیاز کاملاً با یکدیگر تفاوت دارند که در جدول زیر این تفاوتها را مختصر بررسی نمودهایم.
| ویژگی کلیدی | مدیریت کترینگ | مدیریت رستوران سنتی |
| محل مصرف غذا | در محل مشتری (شرکت، منزل، تالار) | در محل رستوران |
| تمرکز اصلی | کیفیت ثابت غذا در حجم بالا و بستهبندی مناسب | تجربه کلی مشتری شامل فضا، سرویس و غذا |
| نوع ارتباط با مشتری | غیرمستقیم و عمدتاً تلفنی یا آنلاین | مستقیم و چهرهبهچهره در سالن |
| تجهیزات کلیدی | دیگهای بزرگ صنعتی، گرمخانه، تجهیزات بستهبندی | تجهیزات پخت متنوع، سیستم تهویه سالن، مبلمان |
| نیروی انسانی اصلی | آشپز صنعتی، نیروی بستهبندی، پیک | سرآشپز، گارسون، میزبان |
| جریان نقدی | دریافت وجه اغلب به صورت چک یا پرداخت دورهای (از سازمانها) | دریافت وجه عمدتاً نقدی یا کارتی در همان لحظه |
| اهمیت دکوراسیون | بسیار کم (فقط آشپزخانه صنعتی مهم است) | بسیار زیاد (عامل جذب مشتری است) |
| ساعت اوج کاری | عمدتاً حوالی ظهر | ظهر و شب |
توصیه آخر
مدیریت کترینگ مسیری پویا و پرچالش است که موفقیت در آن به هماهنگی چندین بخش کلیدی بستگی دارد. از برنامهریزی دقیق و شناخت درست مشتری گرفته تا کنترل هزینههای جاری و حفظ کیفیت در تیراژ بالا، همگی حلقههای زنجیر موفقیت شما هستند. با بهکارگیری اصولی که در این آموزش مدیریت کترینگ مرور کردیم، میتوانید گامهای استوارتری در مسیر رشد و سودآوری کسبوکار خود بردارید.
خبر خوب این است که با خرید نرم افزار کترینگ، میتوانید کترینگ خود را خیلی راحتتر مدیریت کنید و بسیاری از مشکلات و دغدغههایی که در این مقاله نیز ذکر شد را کاهش دهید.
سوالات متداول
برای درک بهتر ساز و کار مدیریت کترینگ در این بخش به چندین سوال متداول در این رابطه پاسخ دادهایم.
۱. در روزهایی که حجم سفارشات ناگهان زیاد میشود، چطور آشپزخانه را مدیریت کنم؟
بهترین راهکار، آمادهسازی برخی اقلام پرمصرف مانند پیاز داغ یا سس پایه در روزهای خلوت و نگهداری در یخچال است تا در ساعت شلوغی فقط کار پخت نهایی انجام شود.
۲. اگر مشتری از طعم یا کیفیت غذا شکایت کرد، چه واکنشی درست است؟
ابتدا بدون توجیه، عذرخواهی کنید و علت را جویا شوید. سپس در صورت تأیید اشکال، وعده غذایی رایگان یا تخفیف در سفارش بعدی پیشنهاد دهید.
۳. چطور بفهمم قیمت منوی من نسبت به رقبا مناسب است؟
ماهانه یک بار قیمت چند قلم غذای اصلی خود را با حداقل سه رقیب فعال در محدوده ارسال مقایسه کنید. اختلاف قیمت شما نباید آنقدر زیاد باشد که مشتری احساس ضرر کند.
۴. چه راهی برای کاهش هزینه حملونقل سفارشات وجود دارد؟
سفارشات را بر اساس مسیرهای جغرافیایی دستهبندی کنید. به جای اعزام پیک برای هر سفارش جداگانه، ارسالها را در بازههای زمانی مشخص و به صورت گروهبندیشده انجام دهید.
۵. آیا تغییر منو در فصلهای مختلف سال برای کترینگ هم ضروری است؟
بله، استفاده از مواد اولیه فصل علاوه بر تازگی بیشتر، هزینه خرید شما را کاهش میدهد. در تابستان غذاهای سبکتر و در زمستان خوراکهای گرمتر در منو قرار دهید.
