خیلی از کسبوکارهای کوچک و متوسط هنوز با روشهای سنتی فروش کار میکنند و به همین دلیل اطلاعات دقیقی از عملکرد مالی خود ندارند. شمارش پول نقد در پایان هر روز، ثبت دستی فروش در دفتر و نگرانی از اشتباه در محاسبات، بخشی جدانشدنی از چالشهای این کسبوکارها است. دستگاه پوز تمام این زحمتها را از دوش شما برمیدارد و به شما کمک میکند با اطمینان بیشتری به مدیریت مالی کسبوکار خود بپردازید. در ادامه این نوشته از مجله روماک سافت یاد میگیریم که پوز چیست و چه طور به کسبوکار ما کمک میکند.
پوز چیست و چه کاری انجام میدهد؟
پوز مخفف عبارت Point of Sale است و در زبان فارسی به آن «پایانه فروش» یا «نقطه فروش» میگویند. در واقع این دستگاه پلی امن و سریع بین حساب بانکی مشتری و حساب بانکی فروشنده ایجاد میکند؛ اما کاربرد دستگاه پوز فقط به انتقال وجه خلاصه نمیشود و این ابزار کارهای متنوع دیگری نیز انجام میدهد.
در واقع کارهایی که دستگاه پوز انجام میدهد شامل موارد زیر هستند:
- مبلغ خرید را از کارت مشتری میخواند و به حساب فروشنده واریز میکند.
- رسید کاغذی تراکنش را برای مشتری و فروشنده چاپ مینماید.
- قبوض برق، گاز و تلفن را از طریق کارت بانکی پرداخت میکند.
- شارژ تلفن همراه مشتری را به صورت لحظهای انجام میدهد.
- موجودی حساب بانکی مشتری را نمایش میدهد.
- تمام تراکنشها را ذخیره میکند تا فروشنده گزارش فروش خود را ببیند.
فرایند تراکنش با دستگاه کارتخوان چگونه است؟
پرداخت با دستگاه پوز در کمتر از چند ثانیه انجام میشود و کاربر برای انجام آن نیازی به دانستن جزئیات فنی ندارد. با این حال آگاهی از این فرآیند به شما کمک میکند تا در مواقع بروز مشکل، بهتر متوجه علت آن شوید.
مراحل انجام یک تراکنش موفق به صورت زیر هستند:
- مرحله اول – فروشنده مبلغ مورد نظر را روی دستگاه وارد میکند.
- مرحله دوم – مشتری کارت بانکی خود را در شیار دستگاه میکشد یا روی صفحه دستگاه قرار میدهد.
- مرحله سوم – دستگاه از مشتری میخواهد رمز عبور خود را وارد کند و مشتری این کار را انجام میدهد.
- مرحله چهارم – دستگاه از طریق اینترنت یا سیمکارت به شبکه بانکی متصل میشود و درخواست تایید را ارسال میکند.
- مرحله پنجم – پس از تایید بانک، رسید کاغذی چاپ میشود و مبلغ از حساب مشتری به حساب فروشنده منتقل میگردد.
پایانه فروش چه طور به کسبوکار شما کمک میکند؟
تا به اینجا با اینکه پوز چیست و از لحاظ فنی چگونه کار میکند آشنا شدیم؛ اما در عمل این دستگاه چه کمکی به کسب و کار ما میکند؟ در ادامه چهار نقش مهم پایانه فروش در بهبود عملکرد فروشگاهها را بررسی میکنیم.
١_ افزایش فروش و جلب رضایت مشتری
امروزه بسیاری از مردم ترجیح میدهند به جای حمل پول نقد، از کارت بانکی خود استفاده کنند. اگر فروشگاه شما کارتخوان نداشته باشد، این دسته از مشتریان به سادگی از خرید منصرف میشوند و به سراغ رقبا میروند. وجود دستگاه پوز باعث میشود مشتری بدون دغدغه خرید کند و تجربه لذتبخشی از فروشگاه شما داشته باشد که این رضایت در عمل و به صورت غیر مستقیم باعث میشود مشتری دوباره به فروشگاه شما برگردد.
٢_ امنیت بالاتر و حذف خطرات پول نقد
نگهداری پول نقد در فروشگاه همیشه با خطراتی همراه است. سرقت، گم شدن پول، اشتباه در شمارش و دریافت اسکناس تقلبی، تنها بخشی از این چالشها هستند. دستگاه پوز با حذف کامل پول نقد، این مشکلات را یکبار برای همیشه برطرف میکند. در واقع وجه هر تراکنش از فروش شما مستقیما به حساب بانکی شما واریز میشود و دیگر نیازی به نگهداری پول در فروشگاه نیست.
٣_ مدیریت مالی هوشمند و گزارشگیری دقیق
یکی از دغدغههای اصلی صاحبهای کسبوکار، نداشتن آمار دقیق از فروش خود است. دستگاه پوز تمام تراکنشها را در حافظه خود ذخیره میکند و در هر ساعت از شبانهروز میتوانید گزارش فروش بگیرید. این گزارشها به شما کمک میکند که موارد زیر را به خوبی درک کنید:
- اینکه در هر روز چقدر فروش داشتهاید.
- چه ساعاتی از روز بیشترین فروش را دارید.
- میانگین مبلغ هر خرید چقدر است.
- کدام روش پرداخت بیشتر مورد استفاده مشتریان قرار گرفته است.
آگاهی از اطلاعات فوق در واقع به شما کمک میکند تصمیمهای بهتری برای آینده کسبوکارتان بگیرید.
با ثبت دقیق تراکنشها توسط دستگاه پوز، حالا میتوانید مدیریت کاملتری روی کسبوکارتان داشته باشید. استفاده از نرم افزار حسابداری رستوران (سیما) به شما کمک میکند تا موجودی انبار، فروش روزانه و گزارشهای مالی را به صورت خودکار و دقیق رصد کنید.
۴ـ سرعت بیشتر در خدماترسانی و صرفهجویی در زمان
پرداخت نقدی همیشه زمانبر است و این موضوع در ساعات شلوغی فروشگاه تبدیل به یک مشکل بزرگ میشود. مشتری باید پول را از کیف خود خارج کند، فروشنده باید آن را بشمارد و اگر قرار باشد خرد برگرداند، زمان بیشتری صرف میشود. نتیجه این فرآیند طولانی، صفهای بلند و مشتریانی است که از معطلی خسته میشوند.
تراکنش با دستگاه پوز فقط چند ثانیه طول میکشد و این تفاوت بزرگ در زمان، تأثیر مستقیمی روی رضایت مشتری و تعداد خدماتی که میتوانید ارائه دهید دارد. با استفاده از پایانه فروش، در همان ساعات شلوغی میتوانید به تعداد بیشتری مشتری خدمات بدهید و درآمد خود را افزایش دهید.
۵ـ کاهش هزینههای عملیاتی و حذف محاسبات دستی
خیلی از کسبوکارها هنوز برای محاسبه فروش روزانه خود از دفتر و ماشین حساب استفاده میکنند. این روش هم زمان میبرد و هم امکان اشتباه در آن بسیار بالاست. دستگاه پوز همه این محاسبات را به صورت خودکار انجام میدهد و دیگر نیازی به ثبت دستی تراکنشها نیست. حذف این کارها باعث میشود هزینه نیروی انسانی برای حسابداری کاهش پیدا کند و خطاهای انسانی به صفر برسد. همچنین دیگر خبری از اختلاف بین فروش نقدی و موجودی صندوق در پایان روز نیست.
انواع دستگاه pos
دستگاههای پوز در مدلهای مختلفی به بازار عرضه میشوند و هر کدام برای شرایط کاری خاصی طراحی شدهاند که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد.
صاحبان کافیشاپ نیز میتوانند از مزایای دستگاه پوز بهره ببرند. با اتصال آن به نرم افزار کافی شاپ سپیدز، مدیریت سفارشات، موجودی مواد اولیه و گزارش فروش به سادهترین شکل ممکن انجام میشود.
١_ سیستم پوز دسکتاپ یا رومیزی
این نوع دستگاه در واقع یک کامپیوتر کامل است که نرمافزار پوز روی آن نصب میشود و به کشوی پول، بارکد خوان و پرینتر متصل میگردد. سیستمهای رومیزی بسیار قابل تنظیم هستند و میتوانید سختافزار و نرمافزار آنها را ارتقا دهید.
این دستگاهها برخلاف مدلهای ساده به یک فرد متخصص برای راهاندازی نیاز دارند. سیستم پوز دسکتاپ برای فروشگاههای بزرگ، فروشگاههای زنجیرهای و مراکز خرید شلوغ گزینه بسیار مناسبی است.
٢_ سیستم پوز دستی (Handheld POS)
این دستگاه همان کارتخوانی است که بیشتر مردم با آن آشنایی دارند. پوز دستی یک دستگاه سیار کوچک است که کارمند فروشگاه آن را در دست میگیرد و در محل استقرار خود از آن استفاده میکند. این دستگاه قابلیت ثبت سفارش، خواندن کارت بانکی و چاپ رسید را دارد. پوز دستی برای رستورانها، سوپرمارکتها، نانواییها، میوهفروشیها و مشاغل سیار انتخاب مناسبی است.
٣_ سیستم پوز موبایل (Phone POS)
در این نوع، نرمافزار پایانه فروش روی یک تبلت یا گوشی هوشمند نصب میشود. کارمند فروش میتواند با داشتن این دستگاه در کنار مشتری حرکت کند، محصولات را به او نشان دهد، موجودی انبار را بررسی کند و در همان لحظه پرداخت را انجام دهد. مشتری دیگر مجبور نیست برای پرداخت به سمت صندوق برود. سیستم پوز موبایل برای فروشگاههای پاپآپ (موقتی)، بازارهای فصلی و فروشگاههای لباس بسیار کاربردی است.
۴ـ سیستم پوز مبتنی بر ابر (Cloud-based POS)
در این سیستم، دادههای فروش روی خود دستگاه ذخیره نمیشوند، بلکه در فضای ابری (سرورهای راه دور) نگهداری میگردند. مزیت بزرگ این روش این است که شما از هر کجای دنیا که به اینترنت دسترسی داشته باشید، میتوانید گزارش فروش فروشگاه خود را ببینید و تغییرات لازم را اعمال کنید. بیشتر سیستمهای پوز مدرن از نوع ابری هستند. تنها نکته منفی این است که اگر اینترنت قطع شود، ممکن است سیستم دچار اختلال گردد.
مزایای سیستم پوز ابری به صورت زیر هستند:
- دادههای کسبوکار در فضای ابری ذخیره میشود و از هر جا قابل دسترسی است.
- میتوانید از راه دور در سیستم فروشگاه خود تغییر ایجاد کنید.
- سختافزار مدرن و آشنا (معمولاً تبلت یا گوشی) است.
- قابلیت مدیریت موجودی و گزارشگیری پیشرفته را دارد.
- با سایر ابزارهای فروشگاهی شما ادغام میشود.
۵ـ سیستم پوز چند کاناله (Multichannel POS)
این نوع دستگاه به شما اجازه میدهد هم فروش آنلاین (از طریق وبسایت) و هم فروش حضوری (از طریق دستگاه پوز فیزیکی) را با یک نرمافزار واحد مدیریت کنید. تمام سفارشهای آنلاین و حضوری در یک سیستم ثبت میشوند و شما میتوانید به راحتی از همه آنها گزارش بگیرید. دیگر نیازی نیست برای فروش آنلاین از یک سیستم جداگانه و برای فروش حضوری از سیستم دیگری استفاده کنید. دستگاه پوز چند کاناله برای فروشگاههای خردهفروشی متوسط و رستورانها گزینه بسیار خوبی است.
بهترین دستگاه pos برای کسب و کار ما کدام است ؟
شاید این سوال مطرح شود که بهترین دستگاه پوز چیست و کدام یک برای کسب و کار ما مناسبتر است؟ در اصل انتخاب دستگاه پوز مناسب به نوع شغل شما بستگی دارد. در ادامه بر اساس چهار نوع شغل رایج، مناسبترین دستگاه را معرفی میکنیم.
١_ راننده های تاکسی اینترنتی یا فروشنده سیار
بهترین گزینه برای شما دستگاه سیار سیمکارتی است. این دستگاه به باتری قوی مجهز میشود و از طریق سیمکارت به شبکه بانکی متصل میگردد. در هر نقطه از شهر که باشید، فرقی نمیکند جای ثابتی داشته باشید یا نه، این دستگاه بدون مشکل کار میکند و میتوانید وجه را از مشتری دریافت کنید.
٢_ صاحبان کافه یا رستوران کوچک
دستگاه سیار وایفایدار انتخاب عالی برای این دسته از کسب و کارها است. با این دستگاه مشتری میتواند سر میز خود بنشیند و بدون رفتن به صندوق، کارت بکشد و رمز وارد کند. این کار سرعت خدمات شما را بالا میبرد و مشتری هم حس بهتری نسبت به کافه شما پیدا میکند.
اگر صاحب رستوران هستید، دستگاه پوز به تنهایی کافی نیست. ترکیب آن با نرم افزار رستوران سپیدز تجربهای یکپارچه از مدیریت سفارشات، kitchen display و گزارشگیری را برای شما فراهم میکند و سرعت خدماترسانی را به شکل چشمگیری افزایش میدهد.
٣_ فروشگاه ها با پیشخوان ثابت
اگر صاحب یک فروشگاه لباس یا سوپرمارکت هستید و در ساعات شلوغی با صفهای طولانی مواجه میشوید، دستگاه ثابت شبکهای بهترین عملکرد را برای شما خواهد داشت. این دستگاه از طریق کابل اینترنت به شبکه متصل میشود و سرعت بسیار بالایی دارد. مشتریان شما معطل نمیمانند و کار فروشگاه سریع پیش میرود.
٤_ برای فروشگاه بزرگ یا چند شعبه
دستگاه اندرویدی بهترین سرمایهگذاری برای این دسته از کسبوکارها است. این دستگاهها مثل یک تلفن هوشمند کوچک عمل میکنند و میتوانید نرمافزارهای مدیریت فروش را روی آنها نصب کنید. با این دستگاه، همزمان با پرداخت وجه، موجودی انبار به صورت خودکار کم میشود و صورتحساب حسابداری شما ثبت میگردد. هرچند قیمت این مدلها بالاتر است؛ اما امکاناتی که در اختیار شما میگذارند ارزش این هزینه را دارد.
مزایا و معایب پایانه فروش چیست؟
استفاده از دستگاه پوز هم مزایای قابل توجهی برای کسبوکار دارد و هم با برخی چالشها همراه است. در ادامه مهمترین نقاط قوت و ضعف این دستگاه را مرور میکنیم.
مزایای دستگاه پوز چیست؟
مهمترین مزایایی که دستگاه پوز برای کسبوکار شما به همراه دارد شامل موارد زیر هستند:
- افزایش سرعت تراکنش و کاهش زمان انتظار مشتری
- حذف پول نقد و کاهش خطر سرقت و اشتباه در شمارش
- ذخیره خودکار تراکنشها و دریافت گزارش فروش در هر زمان
- کاهش خطاهای انسانی در محاسبات مالی
- پذیرش روشهای متنوع پرداخت (کارت، بدون تماس، QR کد)
- امکان اتصال به نرمافزار حسابداری و مدیریت انبار
معایب سیستم pos چیست؟
معایب و چالشهایی که ممکن است در استفاده از دستگاه پوز با آنها مواجه شوید به صورت زیر هستند:
- هزینه اولیه خرید یا ودیعه برای مدلهای پیشرفته
- وابستگی به اینترنت و امکان اختلال در صورت قطعی
- نیاز به آموزش کارکنان برای استفاده صحیح
- هزینه نگهداری، تعمیرات و بروزرسانی نرمافزار
- محدودیت جابجایی در مدلهای ثابت (رومیزی)
- احتمال کلاهبرداری در صورت عدم رعایت نکات امنیتی
شرایط و مدارک لازم برای دریافت دستگاه کارتخوان چیست؟
دریافت دستگاه کارتخوان مانند سایر خدمات بانکی نیازمند ارائه مدارک مشخصی است. افراد حقیقی و حقوقی هر دو میتوانند برای دریافت دستگاه اقدام کنند. این دستگاه را میتوان هم از بانکها و هم از شرکتهای معتبر ارائهدهنده خدمات پرداخت تهیه نمود.
مدارک مورد نیاز برای درخواست دستگاه کارتخوان به صورت موارد زیر هستند:
- تصویر شناسنامه و کارت ملی (برای افراد حقیقی)
- تصویر مدارک ثبت شرکت و روزنامه رسمی (برای افراد حقوقی)
- یک حساب بانکی معتبر به نام متقاضی
- جواز کسب معتبر یا پروانه فعالیت صنفی
- سند مالکیت یا اجارهنامه رسمی مکان کسب و کار
پس از ارسال مدارک و تکمیل درخواست، قرارداد خرید یا اجاره دستگاه برای متقاضی تنظیم میشود.
تفاوت پوز بانکی و پوز کارتخوان چیست؟
خیلی از مردم گمان میکنند دستگاه کارتخوان همان پوز بانکی است؛ اما این تصور درست نیست. کارتخوان فقط یک ابزار ساده برای انتقال وجه از حساب مشتری به حساب فروشنده است، در حالی که پوز بانکی یک سیستم کامل مدیریت فروشگاهی محسوب میشود.
در جدول زیر تفاوتهای کلیدی این دو دستگاه را مشاهده میکنید.
| ویژگی | کارتخوان ساده (ترمینال پرداخت) | پوز بانکی (سیستم کامل فروشگاهی) |
| ماهیت اصلی | یک ترمینال ساده برای کشیدن کارت و انتقال وجه | یک رایانه کامل با نرمافزار حسابداری |
| هدف اصلی | انجام تراکنش مالی و انتقال پول | مدیریت کامل فروش، حسابداری و موجودی کالا |
| کنترل موجودی انبار | ندارد | دارد و به صورت خودکار موجودی را کم و زیاد میکند |
| نوع فیش چاپی | فقط رسید بانکی با مبلغ نهایی و کد پیگیری | فاکتور رسمی با جزئیات کامل اقلام، تعداد و قیمت هر کالا |
| تجهیزات جانبی | محدود (باتری، شارژر، رول کاغذ) | بارکدخوان، کشوی پول، نمایشگر مشتری، پرینتر فیش |
| کاربرد مناسب | فروشگاههای کوچک، پیکها، مشاغل سیار | هایپرمارکتها، رستورانها، فروشگاههای چند شعبهای |
سخن پایانی
دستگاه پوز امروزه به یکی از ضروریترین ابزارهای هر کسبوکاری تبدیل شده است. این دستگاه نه تنها فرآیند دریافت وجه را سریع و امن میکند، بلکه با ثبت خودکار تراکنشها و ارائه گزارشهای دقیق، مدیریت مالی فروشگاه را نیز ساده میسازد. انتخاب نوع مناسب دستگاه بر اساس نوع شغل و حجم تراکنشهای روزانه، تأثیر مستقیمی بر کارایی و رضایت مشتریان دارد. امیدواریم این مقاله توانسته باشد پاسخ روشن و کاملی به سؤال اینکه «پوز چیست» و چگونگی کمک آن به کسبوکار شما داده باشد.
سوالات متداول درباره دستگاه پوز
در این بخش چندین سوال متداول در رابطه با اینکه دستگاه پوز چیست، آورده شده است.
١. آیا استفاده از دستگاه کارتخوان مالیات دارد؟
خیر. خود دستگاه پوز مالیات ندارد. مالیات به درآمد شما تعلق میگیرد، نه به دستگاه.
٢. برای گرفتن دستگاه پوز حتماً به جواز کسب نیاز دارم؟
خیر. برای خرید دستگاه پوز شخصی نیازی به جواز کسب نیست. فقط دستگاههای امانی بانک معمولاً جواز کسب نیاز دارند.
٣. فعالسازی دستگاه چقدر زمان میبرد؟
دستگاه شخصی بین ۱ تا ۳ روز کاری و دستگاه امانی بانک حدود یک هفته یا بیشتر زمان میبرد.
۴. آیا میتوان حساب بانکی متصل به دستگاه را تغییر داد؟
برای دستگاه شخصی بله، به راحتی امکانپذیر است. برای دستگاه امانی بانک خیر یا بسیار محدود است.
۵. آیا دستگاه پوز برای کار کردن به اینترنت نیاز دارد؟
بله. همه دستگاههای پوز برای ارتباط با شبکه بانکی و انجام تراکنش به اینترنت نیاز دارند. نوع اتصال در مدلهای مختلف فرق میکند؛ برخی از طریق سیمکارت، برخی از طریق کابل شبکه و برخی از طریق وایفای به اینترنت متصل میشوند.
